Τι είναι τα KPIs και πώς βοηθούν μια επιχείρηση να παίρνει καλύτερες αποφάσεις;

Τι είναι τα KPIs και πώς βοηθούν μια επιχείρηση να παίρνει καλύτερες αποφάσεις;

Μια επιχείρηση μπορεί να γνωρίζει τον τζίρο της, πόσους πελάτες έχει, πόσες πωλήσεις κάνει και πόσοι επισκέπτες μπαίνουν στην ιστοσελίδα της.

Αυτό όμως δεν σημαίνει απαραίτητα ότι γνωρίζει πώς πραγματικά αποδίδει.

Το πρόβλημα συχνά δεν είναι η έλλειψη δεδομένων. Είναι ότι υπάρχουν πολλά δεδομένα και δεν είναι πάντα ξεκάθαρο ποια από αυτά έχουν πραγματική σημασία.

Εδώ έρχονται τα KPIs.

Τι είναι τα KPIs;

KPI σημαίνει Key Performance Indicator, δηλαδή βασικός δείκτης απόδοσης.

Με απλά λόγια, ένα KPI είναι ένας αριθμός που βοηθά μια επιχείρηση να δει αν προχωρά προς έναν συγκεκριμένο στόχο.

Για παράδειγμα, ένα ξενοδοχείο μπορεί να θέλει περισσότερες απευθείας κρατήσεις από την ιστοσελίδα του. Μπορεί να γνωρίζει πόσοι επισκέπτες μπήκαν στην ιστοσελίδα και πόσες κρατήσεις έγιναν.

Όμως, ένα ιδιαίτερα χρήσιμο KPI μπορεί να είναι το ποσοστό των επισκεπτών που τελικά έκαναν κράτηση.

Να επισημάνουμε πως δεν είναι όλοι οι αριθμοί KPI!

Ένα KPI επιλέγεται επειδή συνδέεται με κάτι σημαντικό για την επιχείρηση και ως αριθμός, σου δίνει αξιόλογες πληροφορίες.

Ποια είναι η διαφορά KPI και metric;

Ένα metric είναι απλώς ένας σταθμητός αριθμός.

Ένα KPI είναι μια μέτρηση που έχει σημασία επειδή συνδέεται με έναν επιχειρηματικό στόχο.

Η ίδια μέτρηση μπορεί να είναι KPI για μία επιχείρηση και απλώς metric για μια άλλη.

Γι' αυτό τα σωστά KPIs εξαρτώνται από τον στόχο, το μοντέλο και τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης.

Γιατί είναι σημαντικά τα KPIs;

Τα KPIs βοηθούν την επιχείρηση να βλέπει πιο καθαρά τι συμβαίνει.

Μπορούν να δείξουν αν:

• ένας στόχος προχωρά
• μια ενέργεια αποδίδει
• υπάρχει κάποιο πρόβλημα
• μια κατάσταση βελτιώνεται ή χειροτερεύει
• χρειάζεται να αλλάξει κάτι

Για παράδειγμα, μια ιστοσελίδα μπορεί να έχει περισσότερες επισκέψεις από τον προηγούμενο μήνα, αλλά λιγότερες πωλήσεις.

Αυτό οδηγεί σε μια καλύτερη ερώτηση:

Γιατί περισσότεροι επισκέπτες δεν γίνονται περισσότεροι πελάτες;

Ίσως χρειάζεται αλλαγή στη σελίδα πώλησης, στη διαδικασία κράτησης ή στην προσφορά.

Άρα:

Τα KPIs δεν παίρνουν αποφάσεις για τον επιχειρηματία. Τον βοηθούν να πάρει σοφότερες αποφάσεις.

Ποια είναι τα βασικά KPIs μιας επιχείρησης;

Είναι ανάλογως την επιχείρηση.

Οικονομικά KPIs

Μπορεί να είναι ο κύκλος εργασιών, το μικτό περιθώριο, το καθαρό περιθώριο κέρδους, οι ταμειακές ροές και η μέση αξία συναλλαγής.

KPIs πωλήσεων

Μερικά συνηθισμένα παραδείγματα είναι η αύξηση των πωλήσεων, το conversion rate, η μέση αξία παραγγελίας, οι νέοι πελάτες και οι πελάτες που επιστρέφουν.

Marketing και website KPIs

Μπορούν να περιλαμβάνουν τις επισκέψεις στην ιστοσελίδα, την οργανική επισκεψιμότητα, τα αιτήματα επικοινωνίας, τις κρατήσεις, τις online πωλήσεις και το κόστος απόκτησης πελάτη.

KPIs πελατών και λειτουργίας

Εδώ μπορεί να έχουν σημασία η ικανοποίηση πελατών, οι online αξιολογήσεις, οι επαναλαμβανόμενες αγορές, ο χρόνος εξυπηρέτησης, η πληρότητα ή οι ακυρώσεις.

Το ζητούμενο δεν είναι να χρησιμοποιούνται όλα.

Το ζητούμενο είναι να επιλέγονται εκείνα που βοηθούν πραγματικά την επιχείρηση.

Παραδείγματα KPIs για μικρές επιχειρήσεις

Ξενοδοχείο ή κατάλυμα

Ένα κατάλυμα μπορεί να παρακολουθεί:

• Πληρότητα (occupancy): πόσα από τα διαθέσιμα δωμάτια έχουν πουληθεί.
• ADR: τη μέση τιμή των κατειλημμένων δωματίων.
• RevPAR: έναν δείκτη που συνδυάζει τιμή και πληρότητα.
• Ποσοστό απευθείας κρατήσεων.
• Ποσοστό ακυρώσεων.
• Μέση διάρκεια διαμονής.

Αν ο στόχος είναι περισσότερες απευθείας κρατήσεις, το σχετικό KPI έχει μεγαλύτερη αξία από έναν γενικό αριθμό επισκέψεων.

Εστιατόριο ή café

Ένα εστιατόριο μπορεί να παρακολουθεί τη μέση αξία παραγγελίας, τον αριθμό παραγγελιών, το κόστος των πρώτων υλών, τις online παραγγελίες και τους πελάτες που επιστρέφουν.

Αν οι παραγγελίες αυξάνονται αλλά το κέρδος όχι, χρειάζεται να εξεταστεί τι συμβαίνει με το κόστος και τη μέση αξία κάθε παραγγελίας.

Μικρή επιχείρηση με website

Μπορεί να παρακολουθεί:

• επισκέψεις,
• αιτήματα επικοινωνίας,
• conversion rate,
• πωλήσεις από το website,
• κόστος απόκτησης πελάτη.

Έτσι απαντά σε πιο ουσιαστικές ερωτήσεις:

Έρχονται οι σωστοί επισκέπτες; Επικοινωνούν; Αγοράζουν; Και πόσο μας κοστίζει ένας νέος πελάτης;

Πώς επιλέγω τα σωστά KPIs;

Ο καλύτερος τρόπος είναι να ξεκινήσουμε από τον στόχο και όχι από το εργαλείο.

1. Ορίστε τον στόχο

Τι θέλετε να βελτιώσετε; Πωλήσεις, κερδοφορία, κρατήσεις, νέους πελάτες;

2. Ορίστε τι σημαίνει επιτυχία

Ο στόχος πρέπει να είναι συγκεκριμένος και μετρήσιμος.

3. Επιλέξτε τον σωστό δείκτη

Ποιος αριθμός δείχνει καλύτερα αν πλησιάζετε τον στόχο;

4. Παρακολουθήστε την πορεία του

Μια μεμονωμένη μέτρηση δεν λέει πάντα πολλά. Η τάση στον χρόνο είναι συνήθως πιο χρήσιμη.

5. Ελέγχετε αν εξακολουθεί να έχει σημασία

Οι στόχοι της επιχείρησης αλλάζουν. Τα KPIs πρέπει να αλλάζουν μαζί τους όταν χρειάζεται.

Γιατί δεν χρειάζεται να μετράμε τα πάντα

Είναι εύκολο σήμερα να συγκεντρώσουμε τεράστιο όγκο δεδομένων.

Μπορούμε να δούμε επισκέψεις, clicks, likes, πωλήσεις, κρατήσεις, αξιολογήσεις και δεκάδες ακόμη αριθμούς.

Όμως:

Περισσότερα δεδομένα δεν σημαίνουν απαραίτητα καλύτερες αποφάσεις.

Αν μια επιχείρηση παρακολουθεί δεκάδες γραφήματα αλλά δεν ξέρει ποια από αυτά πρέπει να επηρεάσουν μια απόφαση, η πληροφορία δεν βοηθά όσο θα έπρεπε.

Ένας χρήσιμος δείκτης είναι αυτός που συνδέεται με μια πραγματική επιχειρηματική ερώτηση.

Από τα δεδομένα στις αποφάσεις

Η διαδικασία μπορεί να είναι πολύ απλή:

Δεδομένα → Τι συμβαίνει → Τι σημαίνει → Τι κάνουμε

Για παράδειγμα:

Οι επισκέψεις στην ιστοσελίδα αυξάνονται.

Οι πωλήσεις όμως παραμένουν ίδιες.

Άρα, κάτι συμβαίνει ανάμεσα στην επίσκεψη και στην αγορά.

Η επιχείρηση μπορεί τότε να εξετάσει τη σελίδα πώλησης, τη διαδικασία κράτησης ή την προσφορά της.

Εδώ βρίσκεται και η αξία του Business Intelligence (BI) και των data analytics: στη σωστή οργάνωση και ανάλυση των δεδομένων ώστε να γίνουν χρήσιμα για την επιχείρηση.

Τι είναι ένα dashboard;

Ένα dashboard συγκεντρώνει τους σημαντικούς δείκτες σε ένα σημείο.

Αντί να αναζητά κάποιος στοιχεία σε διαφορετικά εργαλεία, μπορεί να βλέπει σε μία οθόνη πωλήσεις, κρατήσεις, επισκεψιμότητα, conversion rate ή άλλους βασικούς δείκτες.

Ένα dashboard όμως δεν είναι αυτομάτως χρήσιμο επειδή έχει πολλά γραφήματα.

Η αξία του είναι να κάνει πιο εύκολο να απαντηθεί η ερώτηση:

«Τι χρειάζεται την προσοχή μου τώρα;»

Από τα KPIs στις καλύτερες αποφάσεις

Το σημαντικότερο δεν είναι να έχει μια επιχείρηση περισσότερους αριθμούς.

Είναι να γνωρίζει ποιοι αριθμοί έχουν σημασία και γιατί.

Η agénor.BI βοηθά επιχειρήσεις να οργανώνουν και να αξιοποιούν τα δεδομένα τους μέσα από Business Intelligence, analytics και ψηφιακές λύσεις, με εφαρμογές και σε κλάδους όπως η φιλοξενία, ο τουρισμός και η εστίαση. Η προσέγγιση ξεκινά από την πραγματική ανάγκη της επιχείρησης και όχι από την τεχνολογία για την τεχνολογία.

Γιατί τελικά το ζητούμενο δεν είναι να μετράτε περισσότερα.

Είναι να καταλαβαίνετε καλύτερα τι συμβαίνει στην επιχείρησή σας και να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις με βάση αυτό.